所有产品

和记娱乐杨浩鸣:首次公开揭秘新时间管理矩阵

  我想学习过时间管理的人,都知道时间管理矩阵理论,也就是时间管理四象限法则,美国管理学家史蒂芬.柯维在他的《要事第一》这本书中提出了这个法则,因为其实用而受到了人们的欢迎。

  如下图所示,将事情按照重要性和紧急性分为4类:重要紧急、重要不紧急、不重要紧急、不重要不紧急。

  第一象限里面的是重要且紧急的事情。就比如紧急的会议、今天必须完成的工作、临时出现的危机。

  面对第一象限里面的事情,我们应该立即去做,因为如果不马上把它们处理好,就可能会造成严重的后果。比如我每天晚上12点以前必须完成一篇文章,我就要优先去完成它。

  第二象限里面的是重要且不紧急的事情。就比如自我能力的提升、发掘新的机会、人际关系的建立、运动等等。

  面对第二象限里面的事情,我们应该有计划地去做。虽然这个现象里面的事情不紧急,但是会对我们的生活和工作产生重大的影响。需要只需要将目标分解以后,每天做一点点。比如我们每天运动10分钟,让我们一直保持活力和健康。

  这里需要说明一下的是,我们之所以每天有很多重要且紧急的事情要做,就是因为我们平时没有有计划地去做重要且不紧急的事情,结果就导致这些事情变得很紧急。就比如你平时不运动,突然有一天就大病一场,变成了紧急事件。

  第三限里面的是不重要且紧急的事情。就比如频繁地回复消息、做无关紧要的事。

  面对第三象限里面的事情,我们应该尽量让别人去做。就比如一些琐碎的工作,就可以让自己的下属或者助理去做。就比如你的同事让你去帮一个忙,对他来说,这是可能是一件重要且紧急的事情,而对你老说,可能就是不重要且紧急的事情,那你你就可以拒绝他,让他自己去做。

  在这里需要注意的是,我们要明确自己的责任范围。如果你同事让你做的事情,属于你的责任范围,那么就是重要的事,你就有责任去完成。

  如果这件事不属于你的责任范围,就比如他让你帮忙做一份文件,本来是他的事情,这时候你就必须选择做还是不做,而且你得为你的选择和后果复杂。

  如果你帮他做了,也许你们关系变好了,但是自己的工作却没有完成;如果你不帮他,自己的工作是完成了,但是关系可能变得差一些,这需要你自己去权衡和选择。

  如果这件不重要且紧急的事情只能自己做,怎么办呢?这时候我们就可以利用我们的碎片时间、低效时间去完成它,而将效率高的时间用于完成重要的工作。

  第四象限里面的是不重要且紧急的事情。就比如刷剧、聊八卦、沉迷游戏、乱上网。

  面对第四象限里面的事情,我们应该尽量不做。这里要补充一下,有些不重要不紧急的事情,比如刷剧和玩游戏,我们可以适当地做一做。

  一是因为有的朋友可能无法完全一下子不去做这些事情,二是因为我们的确也可以通过这样一些方式来让自己放松,那我们就可以用碎片和低效时间去做这些事情。

  总的来说,我们首先应该处理好重要紧急的事情,然后有计划的去做重要不紧急的事情,把不重要紧急的事情交给别人去做,并且尽力不做不重要不紧急的事情。

  其实,这里也存在一个问题,很多刚开始学习这个法则的朋友,不知道如何将自己要做的事情进行分类。更具体地来说,他们可能知道什么事情是紧急的,但不知道什么事情是重要的。

  其实,重要的事情,就是那些可以帮助你实现目标的事情,就比如我每天写一篇文章,就可以帮助我实现写书这个目标,这就是我每天应该做的重要的事情。

  好了,刚刚我们介绍了史蒂芬.柯维提出的时间管理矩阵理论,下面我就要介绍我提出的新时间管理矩阵理论,也就是新的时间管理四象限法则。

  如下图所示,将时间管理水平按照目标多少和效率高低分为4类:目标少效率高、目标少效率低、目标多效率高、目标多效率低。

  我们先来解释一下效率高低和目标多少分别是什么意思。效率高,就是指在单位时间内能完成更多的事情,效率低则相反。目标少,指的事聚焦最重要的一个目标,将大部分时间、精力和资源投入到一个目标上。目标多,指的是有很多想要达成的目标,也就是目标不聚焦。

  好了,目标少效率高的人处在什么样的水平呢?这个法则将我们的时间管理水平分为四类,那么它就是排名第一。因为他们有明确的最重要的一个目标,讲大部分时间、精力和资源都投入到这件事情上,而且做事的效率很高,自然能够获得最大的产出。

  需要注意的事,聚焦一个目标,不是说不做其他事情,而是优先投入时间去完成这件事。比如,我每天写一篇文章,就是每天优先要做的事情,来实现出书这样一个目标。

  目标少效率低的人处在什么样的水平呢?排名第二,因为他们虽然很聚焦自己的目标,但是效率不高,比如一天只能专注工作5个小时。

  所以,处在这一象限的人最应该做的事情,就是提升自己的工作效率,比如使用番茄工作法、断网工作法等等。

  需要注意的是,我们不应该一味地提高自己的效率,而是应该找到一个平衡点,让自己能够劳逸结合,因为平衡才能持久。比如你每天工作8小时,觉得刚刚好,那就可以尝试增加一两个小时,在这个过程中不断地调整,保持平衡。

  目标多效率高的人处在什么样的水平呢?排名第三,他们效率的确很高,比如一天能高效工作10个小时,但是他们的目标太多了,分散了他们的注意力和精力,结果就可能什么目标都达不成,什么事情都做不好。

  我认为传统的时间管理就容易陷入这个误区,虽然他们用四象限法则、番茄工作法等方法可以提高自己的效率,但是因为目标大多,很可能会让我们身体透支、失去平衡。

  这种情况,应该做的就是找到最重要的一个目标,删除其他不重要的目标,或者减少对其他目标的投入,然后聚焦于这个最重要的目标。

  目标多效率低的人处在什么样的水平呢?毫无疑问,是排名第四的,也就是水平最低的。目标多和没有目标一样,都会让我们远离成功,特别是本身的工作效率还非常第的情况下。

  这个时候,就有两种处理办法,一种是聚焦目标,一种是提升效率。我认为聚焦目标,是比较好的方法,因为只有我们聚焦最重要的一个目标了,再来提升效率才有意义,否则一味提升效率,只会让我们失去平衡,特别是目标很多的情况下。

  好了,我们分享了时间管理矩阵和新时间管理矩阵,那么他们有何不同呢?我创造新时间管理矩阵的意义又在哪里呢?

  时间管理矩阵,将事情分为四类,这就是一个任务分类的方法,类似的方法还有很多,比如ABCDE法。这个矩阵的作用就是通过任务分类来提升我们的这个效率。

  如果我们把时间管理分为目标和效率两个维度,那么时间管理矩阵属于效率这个维度。

  而新时间管理矩阵则不同,它就是把时间管理分为目标和效率两个维度,然后根据这两个维度来划分为四个象限,将我们的时间管理水平分为四类,让我们认清自己目前的状态,并给出对应的解决方法。

  也就是说,两者的高度是完全不一样的,前者的作用仅仅是提升效率,而后者从目标和效率两个维度来帮助我们进行时间管理。

  好了,现在你的时间管理水平处于哪个象限呢?又应该如何做出调整呢?欢迎留言交流。

  如果你也想参加新书内测,请点击《杨浩鸣:为什么你看了那么多书,却还是管理不好时间?》

  我是杨浩鸣,专注提升工作效率,每天写一篇文章,帮你提升工作效率。返回搜狐,查看更多